VLOOKUP + MATCH (Exact)

VLOOKUP + MATCH (Exact)

เมื่อบทความที่แล้วเรารู้จัก Vlookup และ Drop_Down ไปแล้วว่าใช้ยังไง คราวนี้เราจะนำเจ้าฟังก์ชั่น MATCH
มาใช้คู่กับ Vlookup ดูบ้างว่ามันจะออกมาหน้าตาเป็นยังไง จะช่วยให้เราค้นหาข้อมูลได้ง่ายขนาดไหนไปดูกันเลยครับ
ขอเริ่มต้นที่ MATCH ก่อนแล้วกันครับ
MATCH เป็นฟังก์ชั่นที่ช่วยให้เราหาตำแหน่งของค่า พจน์ หรือ cell ว่าอยู่ในตำแหน่งที่เท่าไหร่ของช่วงข้อมูลที่เราต้องการหา
MATCH(lookup_value, lookup_array,[match_type})
  Lookup_value คือ ตัวเลข พจน์ หรือ cell ที่เราต้องการหาตำแหน่ง หรือใช้เป็นเกณฑ์
  Lookup_array คือ ช่วงของข้อมูลที่เราต้องการสืบค้น
  match_type คือ ชนิดของการประมวลผล มี 3 แบบ Less than, Exact, Greater than
Less than กับ Greater than จะสามารถดึงค่าเรียงลำดับในกรณีที่ช่วงของข้อมูลเป็นตัวเลข ส่วน Exact จะดึงค่าที่ตรงตัวเป๊ะๆ เท่านั้นมาแสดง
ดังนั้น Vlookup กับ Match (Exact) จึงเป็นสิ่งที่อยากนำเสนอ ไปดูตัวอย่างพร้อมๆกันเลยครับ

ตัวอย่าง จากตารางประกอบด้วยชุดข้อมูลที่บ่งบอกความเฉพาะตัวของพนักงานขายไม่ว่าจะเป็น Name, Region, Post code, PO, Volume, Grade
แต่ถ้าเราต้องการทราบข้อมูลของแต่ละคนก็ต้องมาคอยเลื่อนดูด้วยตาเปล่า ซึงอาจเกิดข้อผิดพลาดได้ ถ้าเป็นชุดข้อมูลน้อยๆก็ดีไป แต่ถ้าเกิดเราไปเจอกับชุดข้อมูลเป็นล้านๆcells จะทำอย่างไร
จากรูปภาพ เบื้องต้นเรามาเรื่องทำ Drop_Down เพื่อให้ง่านแก่การใช้กันก่อน D22 สีฟ้าเราใส่ชื่อแต่ละคนลงไป D23 สีเหลืองเราใส่ลักษณะเฉพาะลงไป (Region, Post code, PO, Volume, Grade)
คราวนี้มาเขียนสูตรกันใน F23 สีเขียว VLOOKUP+MATCH: (lookup_value, table_array, MATCH(lookup_value, lookup_array,[match_type}), [range_lookup])
ข้อสังเกตุง่ายๆ คือ เราจะแทรก MATCH เข้าไปแทน Col_index_num ในสูตร Vlookup นั่นเอง
=VLOOKUP($D$22,$B$2:$G$16,MATCH($D$23,$B$2:$G$2,0),FALSE)

เห็นมั้ยครับมันทำให้ชีวิตง่ายขึ้นจริงๆ ในรูปเราอยากรู้ว่า Tony ผลงานอยู่เกรดไหนก็แค่คลิ๊กเลือก Identity หรือถ้าเราอยากรู้ของคนอื่นๆก็คลิ๊กเลือก Name ได้เลย เพราะเราใส่ Drop_Down ไว้หมดแล้ว ผลลัพธ์จะปรากฎให้เราเห็นทันที
ผู้ที่ไม่มีพื้นฐาน excel มาก่อนอาจจะอ่านยังไม่รู้เรื่อง จะพยายามเข้ามาปรับปรุงบทความเรื่อยๆนะครับ

Cr.เชฟหมูตุ๋น

Vlookup และการทำ Drop-Down

Vlookup และการทำ Drop-Down

จากที่เราเคยลองจัดกลุ่มข้อมูลโดยใช้ IF มาแล้วในบทความที่แล้ว คราวนี้เราจะลองใช้ฟังก์ชั่นที่จะทำให้เราดึงค่าของข้อมูลตามเงื่อนไขได้ง่ายขึ้น
นั่นคือ Vlookup ในที่นี้หลักการทำงานของ Vlookup กับ Hlookup เหมือนกันทุกประการต่างกันตรง Vlookup จะใช้กับชุดข้อมูลในแนวตั้ง
ส่วน Hlookup จะใช้กับชุดข้อมูลในแนวนอน ดังนั้นผมจะพูดถึงเฉพาะ Vlookup เท่านั้น เนื่องจากชุดข้อมูลส่วนใหญ่มักจะเป็นแนวตั้งเสมอ

หลักการณ์ของ Vlookup เป็นดังนี้
VLOOKUP: (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
1.lookup_value คือ ตัวเลข, เซลล์, พจน์ ที่เราจะใช้เป็นเกณฑ์ในการประมวลผล
2.table_array คือ ช่วงเซลล์ทั้งหมดที่ครอบคลุบ  ตัวเลข, เซลล์, พจน์ ที่เราจะใช้เป็นเกณฑ์ในการประมวลผล และผลลัพธ์ที่ต้องการ
3.col_index_num คือ column number ที่เราต้องการให้ดึงค่าผลลัพธ์
4.range_lookup True,1 จะดึงค่าใกล้เคียงที่สุดมาหากไม่เจอตามเงื่อนไข  False,0 จะดึงเฉพาะค่าที่ตรงเงื่อนไขเพียงอย่างเดียวเท่านั้น

ตัวอย่างที่1 เราต้องการหาว่า Tony สามารถทำยอดขายได้เท่าไหร่  =VLOOKUP(B19,B2:F16,5,FALSE)ผลลัพธ์จะส่งไปยัง cell สีเหลือง
1.lookup_value คือ B:19
2.table_array คือ B2:F16 คลุมข้อมูลทั้งหมด
3.col_index_num คือ 5 นับจาก name เป็นcolumnที่1
4.range_lookup คือ False เพราะเราต้องการข้อมูลที่ตรงเป๊ะอย่างเดียว

Tony ทำยอดขายได้  31,500  จะเห็นว่าแม้จะเป็นข้อมูลที่มีขนาดใหญ่ก็ง่ายแก่การจัดการขึ้นมาทันที ต่อให้มีเป็นล้านๆCells ก็เอาอยู่

มีอีกสิ่งหนึ่งที่ปรากฎในตัวอย่างที่ 1 นั่นคือ Drop-Down ที่จะทำให้ผู้ใช้สะดวกสบายยิ่งขึ้นในการดึงดูข้อมูล คือ เราไม่ต้องลบและกรอกชื่อใหม่ใน B:19 หรือไม่ต้องเขียนสูตรใหม่เรื่อยๆ
มาลองดูวิธีสร้าง Drop-Down กับเลยครับ
1.คลิ๊กที่cell ที่จะให้มี Drop-Down
2.คลิ๊กที่ menu Data เลือก Data Validation
3.กำหนดค่าใน data validation box โดย Allow = List และ Sorce = ช่วงcellsที่มีข้อมมูลที่ต้องการ
ลองมาทำตามภาพประกอบเลยครับ

เห็นไหมครับ คูล มากๆ ชิกๆ ใสๆ
ติดตามตอนต่อไปนะครับ สวัสดีครับ